Zoals ik schreef in mijn vorige blog, bedrijfsvoering gaat over het uitvoeren van de publieke taken. Die uitvoering is eigenlijk nog belangrijker dan het maken van die plannen, want zonder uitvoering is het plan niet zo heel veel meer waard dan een fata morgana of illusie. Daarom deze keer over planningstechnieken, zowel wetenschappelijk als in de praktijk. Nu kan ik u veel vertellen over illusies, maar dat is wellicht een mooi onderwerp voor tijdens de koffie.
Planningstechnieken, wat is belangrijk
Een plan maken, daar zijn zoveel manieren voor! Denk maar met me mee: brainstormen, extrapolatie, scenario’s, Delphi, enz., enz. Allemaal planningstechnieken. Belangrijk is dat het SMART is, specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. En daar zie ik het nog wel eens mis gaan, niet realistisch en niet meetbaar. Daarmee schiet het plan zijn doel voorbij. Dus de eerste tip is: wees realistisch en nuchter -> ‘t is maar ‘n plan!
Planningstechnieken, wetenschappelijk gezien
Nu zijn er tal van (groepen van) universiteiten die zich over deze materie hebben gebogen. Er zijn zo’n 10 scholen bekend, van prescriptief (voorschrijven, rationeel) tot descriptief (beschrijvend, ontdekkend). Allemaal wetenschappelijk. En daar mensen over hebben nagedacht die slimmer zijn dan ik. En de moeilijkheid is dat theorie van deze scholen elkaar wetenschappelijk gezien uitsluiten. Aan de andere kant blijkt in de praktijk dat ze allemaal een beetje te kort komen en ook een beetje waar zijn.
Planningstechnieken, de theorie in de praktijk
In Amerika is onder de noemer van PPBS (PPBS = Planning, Programming and BudgettingSystem) een poging ondernomen om voor eens en voor altijd een compleet model uit te werken, zodat je het ‘gewoon invult’ en dan komt het antwoord er uit. Dat programma is mislukt. Eigenlijk logisch, want het is geen wiskundige vraag!
Bedrijfsvoering, waar het echt om gaat
Je wilt iets hebben aan een plan. Je hebt er ten slotte de nodige tijd in gestoken! Eén van de doelen van een goed plan, is dat mensen enthousiast raken. Want als mensen enthousiast zijn, doen ze meer in minder tijd. En meestal doen ze ook nog meer goede dingen, dus wat wil je nog meer? Maar dan moet de missie wel inspireren. En dat kost denkwerk en creativiteit aan de voorkant. Wat zijn onze kerntaken? Wat is de droom? Het is een creatief en iteratief proces en het is belangrijk! Dus mag het tijd en moeite kosten!
Voor mij is de missie de droom (voor over 100 jaar?). Die mag best een beetje vaag zijn, maar moet ook inspirerend zijn. De eerste uitwerking is voor mijn naar de visie, waar je over 20 jaar ongeveer wilt staan. Dus dat moet minder vaag en meer concreet en meetbaar zijn. De uitwerking naar de strategie heeft een horizon van pakweg 5 jaar, met concrete en meetbare doelen. Daarbij is kiezen belangrijk: welke doelen niet! De uitwerking naar tactisch niveau (horizon van 3 jaar) is wat volgt. Dat gaat meer over de manier waarop je de doelen wilt bereiken. Tot slot volgt de uitwerking naar het operationeel niveau. En dat gaat over één jaar. Dat zijn dus de jaarplannen, de jaarbegrotingen en dergelijke.
Mijn visie op strategie
Waar het om gaat op strategisch niveau is het formuleren van de doelen. Waar willen we over 5 jaar staan. En vooral ook: wat doen we niet. En voor mij is SMART: houd het zo eenvoudig mogelijk! Meer dan 5 KPI’s is te veel. En dat is dus óók al weer kiezen. Het proces van kiezen maakt ook de keuzes scherper. Waar zijn we wel van, waar zijn we dus niet van!
Wie alles wil zijn voor iedereen, eindigt als niets voor niemand
Zoals al eerder aangeven is voor mij de meetlat of ik het mijn schoonmoeder uit kan leggen. Niet omdat dat iets over mijn schoonmoeder zegt (het is een aardige dame), maar als ik het niet uit kan leggen, heb ik niet goed genoeg nagedacht. Alles bij elkaar is het complex, veel, variabel, afhankelijk en met onderlinge invloed. Het is de taak van het management om het eenvoudig te (laten) maken. En inspirerend!
Wil je er nog meer over weten?
Wil je meer weten over deze Masterclass Bedrijfsvoering, over Finance en Control, over Management Control of Public Management? Of heb je een héél andere vraag?
Bel gerust voor een afspraak of schrijf je gewoon in: https://www.bestuursacademie.nl/bedrijfsvoering/finance-en-control/masterclass-bedrijfsvoering-binnen-de-overheid.html