Arie Stapper b.v.

Auteur: Arie Stapper

  • Plan technieken

    Bedrijfsvoering bij (semi) overheid gaat over het uitvoeren van de publieke taken. De uitvoering is gebaat bij een goed plan. En een plan kan goede technieken goed gebruiken. De uitvoering is eigenlijk belangrijker dan het maken van die plannen, want zonder uitvoering is het plan niet zo nuttig, maatschappelijk gezien.

    Een goed plan, alleen techniek?

    In de loop van de tijd is ons beeld van een goed plan gewijzigd. De actuele trend is de sequentiële analyse. Een welhaast wiskundige benadering om zo efficiënt en effectief mogelijk een maatschappelijk effect te realiseren. Dit wordt gedaan door het effect van de verschillende combinaties van maatregelen vooraf te berekenen, zodat de optimale mix kan worden ingezet.

    Halverwege de vorige eeuw ging het vooral over de effectiviteit van het beleid. Er was een huidige situatie en een gewenste situatie, geld speelde niet zozeer een rol. Met de komst van de olie crisis kwam er meer kosten bewustzijn, wat we inmiddels logisch vinden, en de volgende stap was het begrip ‘kosten-effectief-beleid’, dat was toen modern.

    Daarna kwam de verbreding naar de multi-criteria methode, het besef was er gekomen dat het gaat om meer dan geld alleen. Er zijn meer maatschappelijke kosten, er zijn meer (neven) effecten. Om dan te komen tot evenwichtige besluitvorming, kun je een gewicht per categorie aanbrengen en een rangorde.

    Waarom deze terugblik? Het helpt als we ons bewust zijn van het feit dat het vroeger anders ging. En wellicht kunnen we die eenvoudige methoden van toen gebruiken voor een eenvoudige probleem van nu, niet alles is ingewikkeld, toch? En het besef dat wat wij nu modern noemen, straks het etiket ‘klassiek’ krijgt, helpt ons eigen handelen te relativeren. Met minder druk een mooi resultaat …

    Mogelijke technieken voor het plan

    Mijn voorkeur gaat uit naar het gebruik van een visuele techniek bij het maken van het plan. Enerzijds dwingt het de beleidsmaker om het thema grondig te verkennen, om het daarna eenvoudig uit te kunnen leggen. Ik zeg vaak dat als ik het mijn schoonmoeder niet kan uitleggen, dan heb ik nog niet genoeg nagedacht over wat nu de essentie is van het vraagstuk. Voor die visuele presentatie (als onderdeel van het plan) zijn tal van oplossingen beschikbaar, zoals de overzichtstabel, de morphologische kaart, het kwadrant, het spinnenweb, noem maar op!

    In de fase van de programmering zijn meerdere modellen en methoden te gebruiken. In dit verband wil ik mij beperken tot het noemen de (voor mij) bekendsten, zoals de MKBA (hier een voorbeeld), de kosten effectiviteit analyse, de multi criteria methode, score card methode en de effect rapportage.

    Bedrijfsvoering, uitvoering en performance management

    Performance management is een belangrijk onderwerp binnen de bedrijfsvoering. Het gaat over wat we nu eigenlijk allemaal realiseren in een jaar. Dan gaat het dus over de doelen die in het jaarplan stonden en de cijfers en de tekst die in de maandoverzichten, kwartaalrapportages, en het jaarverslag staan.

    En daarnaast gaat het natuurlijk ook over wat het allemaal heeft gekost, direct of indirect. Die cijfers vinden we natuurlijk in de begroting, bijgestelde begroting, q-rapp., T-rap., marap en jaarrekening.

    Mijn ervaring is dat de processen nogal eens een onderbelicht zijn. De uitvoering gaat zoveel efficiënter en effectiever als vooraf helder is wie wat wanneer en hoe doet. Dat klinkt logisch en dat is het ook. Maar wanneer ik begin over een AO beschrijving, dan zie ik nogal eens de aandacht in een gesprek afnemen. Dat kan natuurlijk komen doordat men niet zo geweldige ervaring heeft met AO. Maar eigenlijk is het niet meer dan onze afspraken op papier van hoe wij vinden dat wij het beste kunnen samenwerken.

    Op vakantie?

    Kan het ook eenvoudig, zodat ik het mijn schoonmoeder uit kan leggen? De hele planning en control cyclus, management control, bedrijfsvoering, of welk etiket er aan wordt gegeven, vergelijk ik met een vakantie reis. Als ik op vakantie ga, wil ik 3 dingen weten: 1. Waar wil je heen? 2. Hoe wil je er heen? 3. Hoeveel mag het kosten?

    Concreet vertaald is dat: 1. Wat zijn de concrete doelen? 2. Hoe gaan we dat doen (plannen en processen) 3. Wat is daarvoor begroot? Kijk, dat kan ik aan mijn schoonmoeder uitleggen!

    Risico Management en Sturing op verbonden partijen

    Een ander belangrijk thema in dit verband is Risicomanagement. En sturing op verbonden partijen is nog niet zo eenvoudig. Daar kom ik binnenkort op terug: beloofd!

    Wil je er nog meer over weten?

    Het kan zijn dat u veel meer wilt weten, dat kan door  over deze Masterclass Bedrijfsvoering te volgen. Of is er een vraag over Vastgoed, Strategie, Organisatie, Finance, Control? Behoefte aan ondersteuning? Is zoektocht vooral gericht op meer inspiratie? Of vooral een eerste oriëntatie en een goed besprek? Bel gerust voor een afspraak! Dat kan natuurlijk ook online!

    https://www.bestuursacademie.nl/bedrijfsvoering/finance-en-control/masterclass-bedrijfsvoering-binnen-de-overheid.html

  • Planningstechnieken (2)

    Planningstechnieken (2)

    Zoals ik schreef in mijn vorige blog, bedrijfsvoering gaat over het uitvoeren van de publieke taken. Die uitvoering is eigenlijk nog belangrijker dan het maken van die plannen, want zonder uitvoering is het plan niet zo heel veel meer waard dan een fata morgana of illusie. Daarom deze keer over planningstechnieken, zowel wetenschappelijk als in de praktijk. Nu kan ik u veel vertellen over illusies, maar dat is wellicht een mooi onderwerp voor tijdens de koffie.

    Planningstechnieken, wat is belangrijk

    Een plan maken, daar zijn zoveel manieren voor! Denk maar met me mee: brainstormen, extrapolatie, scenario’s,  Delphi, enz., enz. Allemaal planningstechnieken. Belangrijk is dat het SMART is, specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. En daar zie ik het nog wel eens mis gaan, niet realistisch en niet meetbaar. Daarmee schiet het plan zijn doel voorbij. Dus de eerste tip is: wees realistisch en nuchter -> ‘t is maar ‘n plan!

    Planningstechnieken, wetenschappelijk gezien

    Nu zijn er tal van (groepen van) universiteiten die zich over deze materie hebben gebogen. Er zijn zo’n 10 scholen bekend, van prescriptief (voorschrijven, rationeel) tot descriptief (beschrijvend, ontdekkend). Allemaal wetenschappelijk. En daar mensen over hebben nagedacht die slimmer zijn dan ik. En de moeilijkheid is dat theorie van deze scholen elkaar wetenschappelijk gezien uitsluiten. Aan de andere kant blijkt in de praktijk dat ze allemaal een beetje te kort komen en ook een beetje waar zijn.

    Planningstechnieken, de theorie in de praktijk

    In Amerika is onder de noemer van PPBS (PPBS = Planning, Programming and BudgettingSystem) een poging ondernomen om voor eens en voor altijd een compleet model uit te werken, zodat je het ‘gewoon invult’ en dan komt het antwoord er uit. Dat programma is mislukt. Eigenlijk logisch, want het is geen wiskundige vraag!

    Bedrijfsvoering, waar het echt om gaat

    Je wilt iets hebben aan een plan. Je hebt er ten slotte de nodige tijd in gestoken! Eén van de doelen van een goed plan, is dat mensen enthousiast raken. Want als mensen enthousiast zijn, doen ze meer in minder tijd. En meestal doen ze ook nog meer goede dingen, dus wat wil je nog meer? Maar dan moet de missie wel inspireren. En dat kost denkwerk en creativiteit aan de voorkant. Wat zijn onze kerntaken? Wat is de droom? Het is een creatief en iteratief proces en het is belangrijk! Dus mag het tijd en moeite kosten!

    Voor mij is de missie de droom (voor over 100 jaar?). Die mag best een beetje vaag zijn, maar moet ook inspirerend zijn. De eerste uitwerking is voor mijn naar de visie, waar je over 20 jaar ongeveer wilt staan. Dus dat moet minder vaag en meer concreet en meetbaar zijn. De uitwerking naar de strategie heeft een horizon van pakweg 5 jaar, met concrete en meetbare doelen. Daarbij is kiezen belangrijk: welke doelen niet! De uitwerking naar tactisch niveau (horizon van 3 jaar) is wat volgt. Dat gaat meer over de manier waarop je de doelen wilt bereiken. Tot slot volgt de uitwerking naar het operationeel niveau. En dat gaat over één jaar. Dat zijn dus de jaarplannen, de jaarbegrotingen en dergelijke.

    Mijn visie op strategie

    Waar het om gaat op strategisch niveau is het formuleren van de doelen. Waar willen we over 5 jaar staan. En vooral ook: wat doen we niet. En voor mij is SMART: houd het zo eenvoudig mogelijk! Meer dan 5 KPI’s is te veel. En dat is dus óók al weer kiezen. Het proces van kiezen maakt ook de keuzes scherper. Waar zijn we wel van, waar zijn we dus niet van!

    Wie alles wil zijn voor iedereen, eindigt als niets voor niemand

    Zoals al eerder aangeven is voor mij de meetlat of ik het mijn schoonmoeder uit kan leggen. Niet omdat dat iets over mijn schoonmoeder zegt (het is een aardige dame), maar als ik het niet uit kan leggen, heb ik niet goed genoeg nagedacht. Alles bij elkaar is het complex, veel, variabel, afhankelijk en met onderlinge invloed. Het is de taak van het management om het eenvoudig te (laten) maken. En inspirerend!

    Wil je er nog meer over weten?

    Wil je meer weten over deze Masterclass Bedrijfsvoering, over Finance en Control, over Management Control of Public Management? Of heb je een héél andere vraag?

    Bel gerust voor een afspraak of schrijf je gewoon in: https://www.bestuursacademie.nl/bedrijfsvoering/finance-en-control/masterclass-bedrijfsvoering-binnen-de-overheid.html

  • Uitvoering publieke taken (1)

    Uitvoering publieke taken (1)

    Als inleiding in de bestuurskunde wordt allereerst de context bestudeerd. Daarbij ligt de nadruk op de ontwikkeling en de uitvoering van de publieke taken. Hieronder een korte samenvatting.

    Politiek-bestuurlijke en maatschappelijke ontwikkelingen

    Uitvoering van Publieke taken in beeld

    De historie van de uitvoering van publieke taken begint voor mij in 1588, toen de “Republiek der zeven verenigde Nederlanden” ontstond. Deze republiek heeft twee eeuwen lang bestaan! Het was een los-vast verbond op basis van machtsgelijkheid, waardoor er veel polderen nodig was. Dat verklaart voor mij onze huidige cultuur.

    In 1795 werd het De Staat der Nederlanden. Een kleine centrale ‘nachtwakersstaat’ met een grondwet en democratie. Nou ja, democratie in de dop dan, want 15% van de mannen mochten kiezen. Laten we hopen dat het de verstandigste 15% van de mannen was.

    Vanaf 1948 ontwikkelde Nederland zicht tot een verzorgingsstaat met veel welvaart. Dat betekende meer publieke taken, de woningwet, algemeen kiesrecht, actieve(re) sturing en de sociale zekerheid. Rond 1980 werden Thatcher en Lubbers premier. Zij belichaamden tijdens de oliecrisis het nieuwe besturen van nuchterheid en zakelijkheid. Bij gevolg kwamen de accenten te liggen op privatiseren en een terugtredende overheid.

    De laatste ontwikkelingen zijn op sociaal gebied dat de ongelijkheid en tegenstellingen toenemen. In de politiek ontstaat meer diploma democratie, volatiel stemgedrag, versplintering en polarisatie. Demografisch gezien treedt: vergrijzing, ontgroening, multi-cultuur op, waarbij mensen steeds meer opleiding hebben genoten en de gelijkheid man en vrouw gelukkig steeds verder toeneemt. Daarnaast zie je dat vooral ontwikkelingen op gebied digitalisering, ICT, Big Data, Smart City en risico management in belang toenemen. Tot slot valt op dat de media steeds meer de rol van waakhond vervullen, kritischer en onafhankelijker worden, maar ook hyperiger en gericht op primeurs, waardoor de politiek steeds meer gaat doen aan framing en incident-management.

    Het effect is dat tegengestelde waarden steeds belangrijker worden, zoals rechtmatigheid én integriteit, effectiviteit én efficiëntie, flexibiliteit én stabiliteit, complexiteit én snelheid. Dat maakt goed besturen steeds uitdagender en complexer.

    Governance

    Governance is hetzelfde als goed bestuur. De vraag is dat wat goed bestuur is. En het lastige is dat het antwoord afhangt aan wie je die vraag stelt. Het doel van goed bestuur is het vergroten van het vertrouwen van de burgers in de overheid, het vergroten van het zelfbewustzijn binnen de overheid, het vergroten van de professionaliteit binnen overheid en het vergroten van de transparantie over de kerntaken.

    Volgens het boekje is Governance een zaak van Openheid en integriteit, Participatie, Behoorlijke contacten met burgers, Doelgerichtheid en doelmatigheid, Legitimiteit, Lerend en zelfreinigend vermogen én Verantwoording afleggen. Bossert geeft naar mijn mening een heel mooie indeling naar korte en lange termijn en naar intern en extern. Dit is (in die volgorde uitgewerkt naar) Beheersen en Verantwoorden versus Sturen en Toezicht. En per onderdeel is er weer een boekenkast vol geschreven, dus houd ik het even bij deze korte samenvatting.

    Publieke waarden

    In het private domein van het bedrijfsleven gaat het vooral om effectiviteit en efficiency. Daarnaast denk ik dat de waarden betrouwbaarheid en creativiteit ook belangrijk zijn. Binnen het publieke domein van de (semi)overheid gaat het om veel meer dan dat. Naast effectiviteit, efficiency en betrouwbaarheid gaat het ook om nauwkeurigheid, controleerbaarheid, veiligheid, rechtsgelijkheid en democratie.  Dat zijn dus 8 waarden die in de beleidsvorming én in de uitvoering aandacht behoeven. En 8 waarden houdt ook in dat er 28 directe onderlinge verbanden zijn. En hoe ga je prioriteren als er een vraagstuk op tafel ligt? Kijk, dat maakt het voor mij nou juist zo boeiend!

    Verzelfstandiging van overheidsdiensten

    Sommige ondernemers vinden het heel eenvoudig: gewoon alles privatiseren, dan lost de markt alle problemen op. De vraag is of dat verstandig is, want in de Verenigde Staten van Amerika zie je dat de markt niet alles oplost.  O ja, en in het zorglandschap van Nederland is ook nog niet alles opgelost natuurlijk.

    Dus dat levert bestuurskundig gezien de vraag op, óf je wel moet privatiseren, en hóé, en wanneer de overheid inspringt als de markt faalt. En de vraag is dan ook: wanneer springt de overheid niet in en laat de puinhoop van de markt over aan het bedrijfsleven.

    Vanuit economisch perspectief zie je soms dat quasi collectieve goederen in het publieke domein verzeilt waren geraakt, zoals de post en pakketbezorging en de telefonie. In die gevallen is verzelfstandiging is een besparing. Soms ook zijn andere waarden in het geding, zoals rechtsgelijkheid en rechtszekerheid, transparantie en controleerbaarheid, veiligheid en democratie. In die gevallen is privatiseren geen optie, denk maar aan de rechtspraak, de politie, belastingheffing en de dijkbewaking.

    Publiek private samenwerking

    In de debatten wordt vaak gesproken over de tegenstelling tussen overheid en bedrijfsleven. Wat soms wordt vergeten, is dat het geen zwart-wit is, maar een continuüm van 50 tinten grijs. In dat midden tussen overheid en bedrijfsleven vind je het maatschappelijk middenveld. Tal van organisaties en stichtingen doen mooie dingen waar iedereen blij van wordt, zonder dat de overheid directe sturing heeft.

    Wat het voor de overheid lastig maakt om op prestatie te sturen is dat zij veel meer afhankelijk zijn geworden van die andere partijen. Daarbij bepalen (als het goed is) de gekozen waarden de doelen, en deze doelen bepalen de KPI’s, deze KPI’s bepalen het oordeel en het oordeel bepaalt de uiteindelijke (bij) sturing.

    Daarnaast zijn er ook nog wat methodologische problemen. Doordat de overheid moet sturen op 8 waarden (met die 28 onderlinge verbanden) ontstaat een diffuus beeld over de overheidsprestaties, want op het ene gebied doen ze het goed en op het andere gebied wat minder. En de pers heeft meer oog voor wat niet goed gaat, terwijl het gemiddeld toch best goed was uitgevoerd? Daarnaast is elk beleid tijdelijk. Dus als je blijvende resultaten wilt hebben, zul je regelmatig nieuw beleid moeten introduceren. O ja, en alstublieft, ruim dan ook gelijk dat oude beleid op, wat dat werkte niet meer, toch?

    Alles bij elkaar wordt het dan een heel boeiend gesprek, als je moet vaststellen wie, wat, wanneer en hoe je gaat evalueren!

    Bedrijfsvoeringstechnieken

    Binnen de overheid worden tal van technieken gebruikt, die het bedrijfsleven ook gebruikt, ook al schuurt het soms enorm, omdat het gewoon niet helemaal past. Als je kijkt naar de algehele aansturing van de organisatie zie je vooral het gebruik van de Balanced scorecard, Treasury Management, ISO, TQM en LEAN. Maar deze opsomming is zeker niet alles wat er is.

    Beleid kun je bekijken naar de vijf fases: strategische planning, programmering, budgettering, uitvoering en monitoring, evaluatie en rapportage. En voor elke fase zie je weer tal van instrumenten. Totaal kom je zo moeiteloos aan een 30-tal instrumenten. Daarbij van mijn kant de opmerking dat het voor een gewoon mens ondoenlijk is om ze allemaal tegelijk toe te passen. Maar helemaal niets is ook niet verstandig.

    Dus kies per onderwerp één of twee instrumenten, dan heb je er al tien te pakken. Gebruik deze instrumenten zorgvuldig. Wees je er van bewust dat de laatste fase van de PDCA het belangrijkste is, namelijk dat je iets gaat doen met de verkregen informatie: bijsturen.

    Het doel van de toepassing van de bedrijfsvoeringstechnieken is dat de mensen er wat van leren en dat geleerde in de praktijk brengen. Ik was in het verleden best heel streng, als het ging om het bereiken van doelen en het aanspreken van de verantwoordelijken. Ik was meer gericht op aanspreken dan op leren. Totdat ik tot het inzicht kwam dat het gaat om leren. En leren werkt beter als het leuk is.

    let  the  fun  take  over !!!!

    Wil je er nog meer over weten?

    Wil je meer weten over deze Masterclass Bedrijfsvoering, over Finance en Control, over Management Control of Public Management? Bel gerust voor een afspraak of schrijf je gewoon hier in:

    https://www.bestuursacademie.nl/bedrijfsvoering/finance-en-control/masterclass-bedrijfsvoering-binnen-de-overheid.html

Top