Bedrijfsvoering bij (semi) overheid gaat over het uitvoeren van de publieke taken. De uitvoering is gebaat bij een goed plan. En een plan kan goede technieken goed gebruiken. De uitvoering is eigenlijk belangrijker dan het maken van die plannen, want zonder uitvoering is het plan niet zo nuttig, maatschappelijk gezien.
Een goed plan, alleen techniek?
In de loop van de tijd is ons beeld van een goed plan gewijzigd. De actuele trend is de sequentiële analyse. Een welhaast wiskundige benadering om zo efficiënt en effectief mogelijk een maatschappelijk effect te realiseren. Dit wordt gedaan door het effect van de verschillende combinaties van maatregelen vooraf te berekenen, zodat de optimale mix kan worden ingezet.
Halverwege de vorige eeuw ging het vooral over de effectiviteit van het beleid. Er was een huidige situatie en een gewenste situatie, geld speelde niet zozeer een rol. Met de komst van de olie crisis kwam er meer kosten bewustzijn, wat we inmiddels logisch vinden, en de volgende stap was het begrip ‘kosten-effectief-beleid’, dat was toen modern.
Daarna kwam de verbreding naar de multi-criteria methode, het besef was er gekomen dat het gaat om meer dan geld alleen. Er zijn meer maatschappelijke kosten, er zijn meer (neven) effecten. Om dan te komen tot evenwichtige besluitvorming, kun je een gewicht per categorie aanbrengen en een rangorde.
Waarom deze terugblik? Het helpt als we ons bewust zijn van het feit dat het vroeger anders ging. En wellicht kunnen we die eenvoudige methoden van toen gebruiken voor een eenvoudige probleem van nu, niet alles is ingewikkeld, toch? En het besef dat wat wij nu modern noemen, straks het etiket ‘klassiek’ krijgt, helpt ons eigen handelen te relativeren. Met minder druk een mooi resultaat …
Mogelijke technieken voor het plan
Mijn voorkeur gaat uit naar het gebruik van een visuele techniek bij het maken van het plan. Enerzijds dwingt het de beleidsmaker om het thema grondig te verkennen, om het daarna eenvoudig uit te kunnen leggen. Ik zeg vaak dat als ik het mijn schoonmoeder niet kan uitleggen, dan heb ik nog niet genoeg nagedacht over wat nu de essentie is van het vraagstuk. Voor die visuele presentatie (als onderdeel van het plan) zijn tal van oplossingen beschikbaar, zoals de overzichtstabel, de morphologische kaart, het kwadrant, het spinnenweb, noem maar op!
In de fase van de programmering zijn meerdere modellen en methoden te gebruiken. In dit verband wil ik mij beperken tot het noemen de (voor mij) bekendsten, zoals de MKBA (hier een voorbeeld), de kosten effectiviteit analyse, de multi criteria methode, score card methode en de effect rapportage.
Bedrijfsvoering, uitvoering en performance management
Performance management is een belangrijk onderwerp binnen de bedrijfsvoering. Het gaat over wat we nu eigenlijk allemaal realiseren in een jaar. Dan gaat het dus over de doelen die in het jaarplan stonden en de cijfers en de tekst die in de maandoverzichten, kwartaalrapportages, en het jaarverslag staan.
En daarnaast gaat het natuurlijk ook over wat het allemaal heeft gekost, direct of indirect. Die cijfers vinden we natuurlijk in de begroting, bijgestelde begroting, q-rapp., T-rap., marap en jaarrekening.
Mijn ervaring is dat de processen nogal eens een onderbelicht zijn. De uitvoering gaat zoveel efficiënter en effectiever als vooraf helder is wie wat wanneer en hoe doet. Dat klinkt logisch en dat is het ook. Maar wanneer ik begin over een AO beschrijving, dan zie ik nogal eens de aandacht in een gesprek afnemen. Dat kan natuurlijk komen doordat men niet zo geweldige ervaring heeft met AO. Maar eigenlijk is het niet meer dan onze afspraken op papier van hoe wij vinden dat wij het beste kunnen samenwerken.
Op vakantie?
Kan het ook eenvoudig, zodat ik het mijn schoonmoeder uit kan leggen? De hele planning en control cyclus, management control, bedrijfsvoering, of welk etiket er aan wordt gegeven, vergelijk ik met een vakantie reis. Als ik op vakantie ga, wil ik 3 dingen weten: 1. Waar wil je heen? 2. Hoe wil je er heen? 3. Hoeveel mag het kosten?
Concreet vertaald is dat: 1. Wat zijn de concrete doelen? 2. Hoe gaan we dat doen (plannen en processen) 3. Wat is daarvoor begroot? Kijk, dat kan ik aan mijn schoonmoeder uitleggen!
Risico Management en Sturing op verbonden partijen
Een ander belangrijk thema in dit verband is Risicomanagement. En sturing op verbonden partijen is nog niet zo eenvoudig. Daar kom ik binnenkort op terug: beloofd!
Wil je er nog meer over weten?
Het kan zijn dat u veel meer wilt weten, dat kan door over deze Masterclass Bedrijfsvoering te volgen. Of is er een vraag over Vastgoed, Strategie, Organisatie, Finance, Control? Behoefte aan ondersteuning? Is zoektocht vooral gericht op meer inspiratie? Of vooral een eerste oriëntatie en een goed besprek? Bel gerust voor een afspraak! Dat kan natuurlijk ook online!
https://www.bestuursacademie.nl/bedrijfsvoering/finance-en-control/masterclass-bedrijfsvoering-binnen-de-overheid.html